Schnüffelnde Pendler gefährden Unternehmensinformationen

Viele Berufspendler bearbeiten ihre Geschäftsdokumente auf dem Weg zur Arbeit oder auf dem Weg zurück. Dadurch sind sensible Unternehmensinformationen einem erheblichen Risiko ausgesetzt. Eine Studie [1] des Archivierungs- und Informationsmanagement-Dienstleisters Iron Mountain zeigt, dass mehr als die Hälfte (57 Prozent) der deutschen Büropendler ihrem Sitznachbarn schon ein Mal über die Schulter geschaut haben, um zu erhaschen, an was dieser gerade arbeitet. Mehr als jeder Zehnte (14 Prozent) hat dabei schon einmal vertrauliche oder hochsensible Informationen gesehen.

Sieht man sich die Tätigkeiten der Büroangestellten an, so ergibt sich für Europa folgendes Bild: Fast ein Fünftel (18 Prozent) der im Marketing tätigen Befragten geben an, dass sie regelmäßig einen Blick auf die Arbeit von anderen Pendlern werfen, verglichen mit nur 6 Prozent der in der Rechtsbranche Tätigen. Bei Marketing-Angestellten ist auch die Wahrscheinlichkeit am höchsten (35 Prozent), dass sie an vertraulichen oder sensiblen Geschäftsdaten auf ihrer Pendelstrecke arbeiten. Bei Chefsekretären sowie beim Verwaltungspersonal ist die Wahrscheinlichkeit mit 15 Prozent am geringsten, vertrauliche oder sensible Geschäftsdaten in öffentlichen Transportmitteln zu bearbeiten. Über alle Berufsgruppen hinweg, gaben 21 Prozent der Befragten an dies zu tun.

Züge und Flugzeuge: besonders beliebte Orte

In Deutschland gehören Züge (49 Prozent) und Flugzeuge (32 Prozent) zu den beliebtesten Orten, um einen Blick auf fremde Arbeitsdokumente zu erhaschen. Besonders beliebt sind ebenfalls Abflug- beziehungsweise Wartehallen (21 Prozent) und Busse (20 Prozent). Überraschenderweise landet die U-Bahn, in der es besonders eng zugeht, mit knapp 10 Prozent auf dem letzten Platz.

Nicht nur digitale Daten, sondern auch Papierinformationen gefährdet

Angesichts des zunehmenden Trends mobile Endgeräte für Geschäftszwecke einzusetzen, stehen die Daten auf Tablet-PCs und Smartphones besonders im Vordergrund. Gleichzeitig müssen auch die auf Papier vorhandenen Informationen geschützt und falls sie verworfen werden, entsprechend vernichtet werden, damit deren Inhalte nicht wiederhergestellt werden können.

„Für viele Büroangestellte ist die Bearbeitung von Geschäftsunterlagen auf ihrer Pendlerstrecke zwangsläufig unvermeidbar, auch weil sie damit praktisch Zeit sparen. Allerdings  bringen Pendler Geschäftsinformationen leichtsinnig in Gefahr, zum Beispiel durch unbeabsichtigten Datenverlust“, erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland. „Die meisten von uns haben sicher schon einmal einen Blick auf ein Dokument geworfen, sei es auf einem Display eines mobilen Endgerätes oder auf ein Dokument, das auf dem Sitzplatz liegen gelassen wurde. In den meisten Fällen ist das Vergnügen jedoch von kurzer Dauer, weil der Mitfahrer gerade aus dem Waggon steigt oder seine Arbeit unterbricht, um zu Essen oder zu Telefonieren. Nichts desto trotz müssen sich Unternehmen an dieser Stelle fragen: Was kostet der Verlust von Informationen dem Unternehmen beziehungsweise inwiefern schadet er dessen Reputation, wenn ein Mitarbeiter versehentlich vertrauliche Informationen offen legt oder diese in falsche Hände geraten? Um diesen Gefahren entgegenzuwirken, gibt es einfache und kostengünstige Maßnahmen, die wir jedem Unternehmen ans Herz legen.“

Iron Mountain empfiehlt Unternehmen die folgenden Leitlinien, um Mitarbeiter dabei zu unterstützen, ihre vertraulichen Information auf dem Weg zur Arbeit oder Geschäftsreisen besser zu schützen.

1. Mitarbeiter informieren:
   Jedem Mitarbeiter sollte die Verantwortung, die er oder sie für die Informationssicherheit auch außerhalb des Arbeitsplatzes hat, bewusst gemacht werden. Hier sollten klare Regeln und praktische Leitlinien aufgestellt werden, die den Mitarbeitern zu verstehen geben, welches Verhalten angemessen ist, um mögliche Risiken zu reduzieren. Diese Erwartungen sollten regelmäßig gegenüber den Mitarbeitern kommuniziert werden.
2. Endgeräte und VPN sicher halten:
   Um Mitarbeitern, die gerade unterwegs sind, eine sichere Arbeitsumgebung zu gewährleisten, sollte man als erstes bei den zur Verfügung gestellten Endgeräten anfangen. Hier werden starke Passwörter und Verschlüsselungstechniken empfohlen. Im Zuge zunehmender Verwendung von privaten Geräten wie Tablet-PCs und Smartphones im Rahmen von BYOD (Bring-your-own-Device) sollten hier auch private Geräte miteinbezogen werden.
3. Sensible Informationen mit Bildschimfiltern schützen:
   Diese Technik kennt man am ehesten von Bankautomaten. Für Laptops gibt es ebenfalls spezielle Blickschutzfilter, die es ab einem bestimmten Blickwinkel unmöglich machen, zu sehen, was gerade auf dem Bildschirm vor sich geht. Mitarbeitern, die Zugriff auf hochsensible Daten haben, sollten diese Filter für ihre Geräte zur Verfügung gestellt werden.
4. Auf Papierdokumente achten
   Allzu oft wird Informationssicherheit nur unter IT-Sicherheitsaspekten wahrgenommen. Dennoch sind Papierdokumente leicht zu transportieren und mitfahrende Pendler können in einem unachtsamen Moment schnell einen Blick darauf erhaschen. Im schlimmsten Fall wird der Papierausdruck vergessen und gerät in falsche Hände. Deshalb sollten vertrauliche Dokumente, wenn sie nicht mehr gebraucht werden, zurück zum Arbeitsplatz gebracht oder sicher vernichtet werden.

[1]Opinion Matters für Iron Mountain. Die Umfrage wurde zwischen 15. April 2013 und 1. Mai 2013 durchgeführt. Stichprobe: 5.021 berufstätige Erwachsene in Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Spanien und den Niederlanden. Davon 1.002 aus Deutschland.