Dokumente für immer im Blick - Intelligente Langzeitspeicherung und Archivierung in der Kombination von Platte und Band

Früher war alles klar und auch für Laien nachvollziehbar. Eine Rechnung wurde geschrieben und ein Durchschlag, eine Fotokopie oder ein zweiter Ausdruck archiviert: in einem Ordner abgelegt und im Keller eingelagert. Auf Grund der Datumsangaben in Form von Monat und Jahr auf dem Ordner konnte das Dokument jederzeit korrekt zugeordnet und zur richtigen Zeit „gelöscht“ werden. Nach Ablauf der Frist wurden Rechnungen und andere Dokumente im Reißwolf geschreddert und damit unwiederbringlich vernichtet.

Bessere Suchmöglichkeiten durch digitale Ablage

Je nach Unternehmensgröße und Branche kann die Archivierung und Langzeitspeicherung von Wissen und Dokumenten auch heute noch genau auf diese Weise erfolgen. In den meisten Fällen werden Dokumente jedoch heutzutage digital erstellt. Dokumentenmanagementsysteme – oder auch nur eine geordnete Dateiablage – organisieren Dateien nach Vorgängen und und halten sie langfristig lesbar. Die Suche in digitalen Informationen ist bedeutend komfortabler als in staubigen Ordnern. Vieles ist möglich: Sortierung nach Datum, Vorgängen, Bearbeitern, Stichworten etc. Noch dazu erhält man in der digitalen Suche immer alle zugehörigen Dokumente aus einem Vorgang, nicht nur ein einzelnes.

Noch immer werden viele Unternehmen durch die Komplexität in der digitalen Archivierung und Langzeitspeicherung abgeschreckt. Die „Unsichtbarkeit“ der Dokumente auf Festplatten und anderen Speichern lässt viele an der dauerhaften Verfügbarkeit zweifeln. Hier treffen zwei vollkommen verschiedene IT-Welten aufeinander. Zum einen die Welt von Enterprise-Resource-Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM): basierend auf Datenbanken, mit denen die meisten Dokumente und Dateien erstellt und verwaltet werden. Zum anderen die Welt des Speichers, der die Grundlage für den Rechenzentrumsbetrieb darstellt und in welchem alle Daten gespeichert werden. Für eine effektive Archivierung werden beide Bereiche benötigt. Wer die Herausforderung geschickt angeht, vereint beide Welten miteinander – mithilfe intelligenter Systeme.

Hardware und Software optimal abgestimmt

Eine solche Lösung für die Langzeitspeicherung aller Dokumente ist die Kombination aus der Software Brandl EfficientArchive in Kombination mit der Crossroads StrongBox.

EfficientArchive stellt diverse Schnittstellen (XML, SAP ArchiveLink, HL7/MDM, DICOM, HTTP, CIFS/NFS) zur Verfügung und ermöglicht damit die Verbindung zu den jeweiligen ERP/CRM Systemen. Für die Archivierung und Langzeitspeicherung wird die komplette Dateistruktur der Ursprungsverzeichnisse auf einer Crossroads StrongBox abgebildet und die auszulagernden Dateien werden in die StrongBox kopiert. Die Dateien bleiben für den schnellen Zugriff im Ursprungsverzeichnis sichtbar. EfficientArchive verwaltet in seinem Repository, datenbankbasiert, alle Metainformationen zu den jeweiligen ausgelagerten Dateien.

Die StrongBox – als Zielspeicher für die Archivierung und Langzeitspeicherung – speichert die Dateien effizient und kostengünstig auf LTFS basierte Bänder. LTFS steht für Linear Tape File System und sorgt dafür, Dateien so auf Magnetbänder zu schreiben, wie sie im Ursprung erstellt wurden. Dadurch ist ein LTFS basiertes Band so komfortabel lesbar wie eine Festplatte.

Ordnung durch abgegrenzte Bereiche und Spezialfunktionen

Die StrongBox zeigt sich dem Netzwerk und dem EfficientArchive wie ein NAS-Speicher – Networt Attached Storage. Die Dateien werden durch EfficientArchive über das NFS-Protokoll in die StrongBox geschrieben. Die StrongBox stellt hierzu, je nach Anwendungsfall, bis zu 128 verschiedene Shares zur Verfügung. Jeder Share verfügt über eigene Regelwerke, die auf den Workflow des Kunden und der Anwendung angepasst werden. Damit wird sichergestellt, dass die Dateien genau so auf Band gespeichert werden können, wie es erforderlich ist. Innerhalb der Regelwerke kann die Größe der Platzhalter für die Dateien angepasst werden, genauso wie beispielsweise die Verweildauer einer Datei im StrongBox Cache. Eine der grundlegenden Einstellungen ist die Funktion „Prevent Deletion“ – gerade für die Langzeitaufbewahrung von Dateien. Ist diese Funktion aktiv, können Dateien vom User nicht mehr gelöscht werden. In Kombination mit der Verschlüsselung auf dem Band wird somit die Unveränderbarkeit der Datei sichergestellt.

Die integrierten Funktionen der StrongBox garantieren, dass die Dateien auch in Jahren noch gelesen werden können. Wird eine Datei benötigt, kann sie über EfficientArchive jederzeit wieder bereitgestellt werden. Auf Grund der LTFS-Funktionalität ist es zudem jederzeit möglich, die Dateien ohne StrongBox oder EfficientArchive zu lesen. Integrierte Exportoptionen unterstützen die meisten gängigen Formate und Verfahren. So können die Dateien etwa einem Wirtschaftsprüfer auf LTFS-Band bereitgestellt werden. Der Datenbestand an sich bleibt davon unberührt. Eine vollautomatische Gruppierung von Bändern hinter einem StrongBox-Share ist genauso integrierter Bestandteil der Lösung wie ein vollautomatisiertes Überwachen der Bänder, Laufwerke und der Library. Die Art und Weise der Datenhaltung ist flexibel: Es ist möglich, den archivierten und ausgelagerten Datenbestand sowohl auf Platte als auch auf Band zu halten. Genauso einfach ist es, die Daten offline zu nehmen.

Hohes Sparpotenzial in Raum, Zeit und Budget

Die Kombination einer Software für Datenarchivierung und einem intelligenten LTFS-Speicher bringt einem Unternehmen die notwendige Zusammenarbeit zwischen Datenbank-Systemen für ERP und CRM und einem langfristigen Speicher – flexibel und kosteneffizient.

Ohne großen Aufwand kann diese Speicherlösung in die bestehende Umgebung eines Unternehmens oder einer Abteilung integriert werden. Im Vergleich zu anderen Optionen ist sie flach in der Anzahl der benötigten Komponenten. Durch die besondere Beschaffenheit der Software kann EfficientArchive auf einer virtuellen Maschine aufgesetzt werden oder auch auf einem physischen Server. Die StrongBox kann jede vorhandene Library nutzen, sofern diese partitionierbar ist. Zudem kann sowohl an EfficientArchive als auch an die StrongBox vorhandener FC-Storage angebunden werden.

Wer sich für eine Archiv- und Langzeitspeicherlösung interessiert, ist gut beraten, bei der Auswahl auf genau diese Optionen zu achten: Einfach in der Handhabung, flach in der Struktur, leicht integrierbar. Die Möglichkeiten sind in der heutigen Zeit vorhanden, intelligente Archiv- und Langzeitspeicherlösungen umzusetzen.

Autor: Marcus Stier, Sales Engineer, Crossroads Europe GmbH