Neue Version 2.14 von eProjectCare Plattform

Die PMG Projektraum Management GmbH, ein Anbieter von intuitiv zu bedienenden Dokumentenmanagement-Lösungen auf Software-as-a-Service-Basis, stellt heute die Version 2.14 von eProjectCare Plattform vor. Kunden von eProjectCare Datenraum und eProjectCare DMS profitieren von den neuen Modulen Kalender & Aufgaben und 2-Faktor-Authentifizierung sowie von einer WebDAV-Schnittstelle.

PMG hat seine eProjectCare-Produktfamilie modular aufgebaut. Basis aller Produkte ist die eProjectCare-Plattform.

Kalender & Aufgaben
Das neue Modul Kalender & Aufgaben ermöglicht alle relevanten Termine eines Projektes an zentraler Stelle standort- und firmenübergreifend zu verwalten. Jeder Nutzer verfügt über einen privaten Kalender, in dem alle für ihn relevanten Termine aufgeführt sind. Zudem kann ein Benutzer alle projektspezifischen, öffentlichen Kalender einsehen wie einen Jour-Fixe- oder Urlaubskalender. Zum Funktionsumfang der Kalenderanwendung gehören unter anderem Besprechungseinladungen, Terminserien und ganztägige Termine. Kalendereinträge umfassen folgende Details: Beschreibung, Datum, Ort, Beginn, Ende, Notiz. Benutzer können sich eProjectCare-Termine mittels einer Schnittstelle auch in ihrem Kalender z. B. Outlook anzeigen lassen.

Benutzer verwalten jetzt über eProjectCare auch ihre projektspezifischen Aufgaben. Die Eingabemaske bietet ihnen neben der ausführlichen Beschreibung einer Aufgabe auch die Möglichkeit, Priorität, Start- und Fälligkeitsdatum festzulegen. Überfällige Aufgaben markiert eProjectCare zur schellen Orientierung rot. Das Modul ermöglicht Anwendern zudem Aufgaben an andere Projektbeteiligte zu delegieren. Optional bietet eProjectCare an, Bearbeiter zum Start- und Fälligkeitsdatum per E-Mail an die Aufgabe zu erinnern. Markiert ein Bearbeiter eine Aufgabe als erledigt, informiert das Modul den Aufgabenerzeuger automatisch per E-Mail.

WebDAV-Schnittstelle
Über die neue WebDAV-Schnittstelle können Benutzer eProjectCare in ihren Windows Explorer einbinden. Jedes Projekt erscheint dann als eigenes Laufwerk in der Ordnerübersicht. Dateien kopieren Nutzer dabei wie gewohnt per Drag & Drop auch in eProjectCare-Ordner. Sie arbeiten so ohne Medienbruch mit der Plattform. Die Sicherheitsvorkehrungen und Benutzerberechtigungen von eProjectCare bleiben davon unberührt: Nutzer sehen nur Ordner, für die sie berechtigt sind. Und sie benötigen weiterhin Schreibrechte, um neue Dateien in die jeweiligen Ordner einzustellen.

Des Weiteren ermöglicht eProjectCare ab sofort auch Dokumente direkt auf der Plattform zu bearbeiten. Ein Up- und Download ist somit überflüssig. Insbesondere mobile Nutzer profitieren von dieser Möglichkeit. Während sie das Dokument bearbeiten, haben andere Nutzer ausschließlich Lesezugriff. Dadurch stellt eProjectCare sicher, dass es nur eine aktuelle Version gibt.

2-Faktor-Authentifizierung
Ab sofort bietet PMG Kunden zum Schutz von besonders sensiblen Daten wie z. B. Bilanzinformationen, M&A-Dokumenten oder Patentunterlagen optional eine 2-Faktor-Authentifizierung an. Standardmäßig schützt PMG Dokumente vor unerlaubtem Zugriff mit einer individuellen Benutzerkennung und Passwort. Als zweiten Schritt müssen Benutzer nun noch einen einmalig gültigen PIN-Code (Standard RFC 6238) bei der Anmeldung zu eProjectCare eingeben, um das gewünschte Projekt zu öffnen.

Diesen Pin-Code sendet eProjectCare wahlweise per SMS zu oder ein Nutzer generiert ihn selbst aktuell mit der App Google Authenticator. Der Vorteil des Einsatzes der kostenlosen App ist, dass keine SMS-Kosten für den Benutzer anfallen. Für die Generierung eines One-Time-Passworts benötigt die App keine Internet- oder Mobilfunk-Verbindung. Die App ist für Smartphone-Betriebssysteme (Android, Apple iOS, BlackBerry, Windows Phone) sowie als Anwendung für Desktop-Systeme (Windows, MacOS) verfügbar.

Archivprojektfunktion
Eine weitere Neuheit der Version 2.14 ist die Archivprojektfunktion. PMG ermöglicht Kunden Daten abgeschlossener Projekte auf den hochsicheren eProjectCare-Servern zu belassen. Benutzer haben dabei Lese-Zugriff auf ihre Dateien und können diese herunterladen. Um Revisionssicherheit zu gewährleisten, ist aber kein Schreibzugriff erlaubt. Nachträgliche Änderungen an Dokumenten sind somit ausgeschlossen. PMG bietet für Archivprojekte eProjectCare-Kunden besonders attraktive Konditionen an.

Falls doch Änderungen an Dateien gewünscht sind, können Kunden das Archivprojekt jederzeit wieder in einen aktiven Status setzen. Den Statuswechsel sowie alle Änderungen loggt die Plattform revisionssicher.

Erweiterte automatische Dokumentenverteilung
Die automatische Dokumentenverteilung ist eine Kernfunktion von eProjectCare. Wenn ein Benutzer eine neue Datei hochlädt, sendet eProjectCare diese automatisch an festgelegte Personengruppen. Optional erhält sie auch direkt der Druckdienstleister, ohne dass eine zusätzliche Beauftragung nötig ist. Bisher war dieser Prozess nur für Dokumente mit Dateinamenskonvention definierbar. Ab sofort können Benutzer den Start einer automatischen Dokumentenverteilung auch beim Einstellen von Dateien durch ein bestimmtes Projektmitglied oder beim Upload in ausgewählte Ordner festlegen.